如何开发一个简单的语言程序

文/ Brian Lieb

注意:这是由两部分组成的系列文章的第2部分.

如果你读过《稳定的十大彩票网站》杂志2022年7 - 8月刊上关于通俗语言的文章, 你意识到在你的交流中使用简单的语言可以为你的城市和依赖你的服务的人们提供各种各样的好处. 简单的语言可以改善流程，提高效率. 它节省了金钱——主要是减少了打电话的次数. 它增加了参与城市项目和遵守法规的机会.

There is no downside to establishing a plain language program; it just takes time and effort.

做出承诺

第一步是实施官方的简单语言政策. 而普通语言的日常工作发生在部门, 如果没有高层的明确期望，你的项目就不会兴旺发达.

每个组织都有在稳定的十大彩票网站工作了几十年的长期雇员. 你的许多高层经理和主管都是在沟通非常密集的时候在公司里晋升的. 对他们来说，冗长的，听起来像官方的文本和法律术语是正常的.

将简洁的语言作为官方沟通政策不仅表明你对清晰的沟通是认真的, 但它赋予了一线员工权力，并向组织中不情愿的顽固分子宣布，他们终于可以摆脱旧规则了.

在其核心，一个简单的语言程序是对良好的客户服务的承诺. 就像其他客户服务计划一样, 你需要为员工提供一个支持的基础，这样他们才能把工作做到最好. 你可以通过指派一个关键人物来指导这个项目, 建立写作标准, 寻找和培训员工.

如果你想让你的简单语言程序在早期的努力之后幸存下来, 你需要指派一个人来领导它. 你需要一个能解释如何用通俗易懂的语言交流的人, 回答员工的问题, 跟踪工作, 并随时向领导层通报进展情况.

一个简单的选择是通讯部的人，但你不需要选择一个作家. 同样，这是关于客户服务的. 只要关键人物有很强的组织能力，并致力于客户服务, 你的程序会被妥善保管的.

每个作家都有关于语法和风格的问题. 你应该在列表中包括牛津/连续逗号吗? 当“city”这个词单独出现时，你会把它大写吗? 是"幸福"还是"幸福"? 你只是在谷歌上搜索问题，还是有一些秘密的规则手册，里面有所有的答案?

解决方案是建立自己的风格指南来回答常见问题，并帮助确保您的沟通具有一致的风格. 以现有的风格指南为基础——比如美联社风格手册或芝加哥风格手册——把它贴在员工容易找到的地方.

如果你没有时间或专业知识来创建一个自己的，借一个. 亨内平县(Hennepin.美国/写作指南)和华盛顿州金县. (kingcounty.(稳定的十大彩票网站/帮助/编辑风格指南)根据当前的国家最佳做法维护质量指南.

这项工作不可能由你们传播部门的一两个作家来完成. 有太多的网页、信件、程序描述和电子邮件回复要写.

幸运的是, 几乎可以肯定，你的城市有相当数量的有能力的作家, 隐藏在整个组织中. 他们现在可能在做别的工作——处理表格, 管理程序-但他们有能力制作清楚, 简洁的文字.

当你开始构建你的纯语言程序时, 鼓励员工表达加入团队的兴趣. 然后，敦促管理者让他们的员工参与进来. 不仅你的沟通会得到改善, 但员工们会欣赏这种拓展技能的能力.

如果你有预算，投资写作培训来提高员工的技能. 我们的目标是教会人们放弃我们在学校学到的学术风格, 掌握一种更简单的方法，避免术语，突出最重要的信息. 任何教师都能找到用通俗易懂的语言清晰写作的好方法.gov /指南.

最后一步是继续改进. 向城市居民推广这个项目，并提供一种方式让他们知道你的沟通是否不能满足他们的需求. 鼓励城市工作人员标记写得不好的材料, 然后制定一个流程，以便信息可以进行审查和重写. 定期对你的信息进行审查，以确保它继续满足住院医生的需求.

Brian Lieb是亨内平县的普通语言协调员. 参见Hennepin县写作指南，他在 www.hennepin.美国/ writingguide.